X-Rechnung für Ihr Unternehmen
Für Geschäftskunden rechtlich verpflichtend
Seit 1. Januar 2025 führt der Gesetzgeber schrittweise die elektronische Rechnungslegung im Geschäftsverkehr ein. Das bedeutet, Unternehmen müssen seitdem in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab dem Abrechnungsjahr 2027 stellen wir daher unseren Rechnungsversand auf digitale Rechnungen (X-Rechnung) um.
Eine Zustellung der der Rechnung in Papierform wird dann nicht mehr erfolgen.
Das sind die Vorteile für Ihr Unternehmen
Schnellere Rechnungsverarbeitung
Elektronische Rechnungen können direkt und medienbruchfrei weiterverarbeitet werden. Manuelles Abtippen oder Erfassen der Rechnungen entfällt. Das spart Arbeits- und Durchlaufzeiten. Zahlungsflüsse werden spürbar verkürzt.
Rechtliche Sicherheit
Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen zur digitalen Rechnung im B2B-Bereich.
Nachhaltig und ressorcenschonend
Der digitale Rechnungsversand spart Papier, Druckmaterial und Versandkosten. Der Verzicht auf Papier schont natürliche Ressourcen und reduziert den CO₂-Verbrauch im Büroalltag.
Was benötigen wir von Ihnen?
Damit wir Ihre Rechnungen ab 2027 digital versenden können, senden Sie uns bitte folgende Angaben:
- Ihre E-Mail-Adresse, an die wir Ihre Rechnungen senden sollen
- Ihre Identifikationsnummer
Welche Identifikationsnummer wir benötigen, hängt davon ab, wer Rechnungsempfänger ist:
- Kommune, Landes- oder Bundesbehörde: Leitweg-ID
- Unternehmen oder Gewerbe: Umsatzsteuer-ID
- Verein: Vereinsregisternummer
Diese Daten können Sie uns ganz einfach über unser Formular senden.
Infos & Downloads
- Bundesfinanzministerium (BMF): Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- Bundessteuerberaterkammer (BStBK): FAQ-Katalog zur E-Rechnung
- Informationsseite des Beschaffungsamtes des Bundesministerium des Innern
FAQ zur Umstellung auf digitale Rechnung
Allgemeine Informationen rund um die elektronische Rechnungspflicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dank des elektronischen Formats können Unternehmen Rechnungsdaten zukünftig auch automatisch ausschließlich verarbeiten. Gängige Formate der E-Rechnung sind „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“. Von uns, den Stadtwerken Haldensleben, erhalten Sie zukünftig ausschließlich „XRechnungen“. Der Gesetzgeber, der E-Rechnungen ab dem Jahr 2027 verpflichtend vorschreibt, verfolgt damit vor allem folgende Ziele:
- Die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft und insbesondere des Rechnungswesens soll weiter vorangetrieben werden.
- Mit E-Rechnungen sollen Geschäftsprozesse effizienter werden und sogenannte Medienbrüche, also zum Beispiel Übertragungen von Papier zu digitalen Formaten, reduziert werden.
- Mit der E-Rechnung werden die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass auch Meldeverfahren gegenüber den Finanzbehörden, wie zum Beispiel die Umsatzsteuermeldung, zukünftig digital ablaufen.
- Und schließlich sieht man in der E-Rechnung eine Möglichkeit, Steuerbetrug zu erschweren.
Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen eine E-Rechnung empfangen und öffnen können – und zwar unabhängig von der Größe und Branche. Für den Empfang reicht eine E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang aus. Um eine E-Rechnung öffnen zu können, gibt es – auch kostenlose – Anwendungen.
Ab dem Abrechnungsjahr 2027 müssen Unternehmen ab einer bestimmten Größe nun ihren Geschäfts- und Gewerbekunden verpflichtend E-Rechnungen ausstellen. Wir, die Stadtwerke Haldensleben, gehören zu diesen Unternehmen und stellen deswegen ab dem Abrechnungsjahr 2027 E-Rechnungen aus, und zwar ausschließlich im Format „XRechnung“.
Im Gesetz heißt es, dass für alle „inländischen Unternehmen“ die elektronische Rechnungspflicht gilt.
Das bedeutet konkret, dass die elektronische Rechnungspflicht alle Betriebe, Unternehmen, Freiberufler, Ärzte, Vereine, Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung oder Vermieter von Wohnungen betrifft, die ihren Sitz in Deutschland haben.
Die E-Rechnungspflicht bezieht sich ausschließlich auf den inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).
Für Rechnungen an Privatpersonen gilt die elektronische Rechnungspflicht nicht.
Informationen zum Format und Aufbau der E-Rechnung
Die elektronische Rechnung oder kurz E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die elektronisch übermittelt wird. Anders als ein einfaches PDF bestehen E-Rechnungen aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten, die Rechnungsempfänger automatisch weiterverarbeiten können.
Die vorgegebene Struktur von E-Rechnungen enthält alle umsatzsteuerlichen Angaben und alle zentralen Leistungsinhalte. Die besonderen Kriterien für die Datenfelder einer elektronischen Rechnung erfüllt eine einfache Rechnung im PDF-Format nicht.
Wir, die Stadtwerke Haldensleben, erstellen eine E-Rechnung als „XRechnung“. Dabei handelt es sich um ein bestimmtes sogenanntes XML-Format mit einem eingebetteten PDF-Dokument.
XML steht für eXtensible Markup Language und ist eines der Formate, das den Anforderungen der europäischen Normenreihe EN 16931 und den Regelungen zur elektronischen Rechnungspflicht entspricht.
Die „XRechnung“, die Sie zukünftig von uns, den Stadtwerken Haldensleben, erhalten, besteht aus zwei Teilen: Der erste Teil ist die „XRechnung“ im XML-Format. Er enthält die Bestandteile der elektronischen Rechnung, wie sie die EU-Norm vorsieht.
Der zweite Teil ist ein PDF, das in die XML-Datei eingebettet ist. In dem PDF finden Sie Ihren Abschlagsplan mit der Höhe des neuen Abschlags und den Fälligkeiten im kommenenden Abrechnungszeitraum.
Einige Softwarelösungen für die Rechnungsverarbeitung enthalten bereits Anwendungen, mit denen unsere „XRechnungen“ geöffnet werden können. Daher unser Tipp: Prüfen Sie am besten jetzt schon, ob Ihre Rechnungssoftware „XRechnungen“ öffnen und verarbeiten kann.
Wenn Ihre Software das Format nicht unterstützt oder Sie keine Rechnungssoftware nutzen, können Sie kostenlose Programme wie zum Beispiel „XRechnung-Viewer“ oder „KoSIT-Validator“ nutzen.
Nein. Sie als Rechnungsempfänger sind zwar seit 2025 verpflichtet, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen, beispielsweise per Mail, und mit bestimmten Anwendungen öffnen zu können. Sie sind allerdings nicht verpflichtet, E-Rechnungen auch elektronisch weiterzuverarbeiten. Das heißt: Wie Sie intern mit den Rechnungen umgehen, steht Ihnen weiter frei.
„XRechnung“ – was jetzt zu tun ist
Wir übermitteln unsere „XRechnungen“ elektronisch an Sie. Denn so schreibt es der Gesetzgeber vor. Deswegen bitten wir Sie um eine E-Mail-Adresse, an die wir künftig unsere „XRechnungen“ mailen sollen.
Elektronische Rechnungen wie die „XRechnungen“, die Sie zukünftig von uns erhalten, müssen bestimmte Datenfelder mit bestimmten Informationen enthalten. Eine dieser Informationen ist eine Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers. Daher bitten wir Sie um eine Identifikationsnummer, und zwar um:
- die Leitweg-ID, wenn der Rechnungsempfänger eine Kommune, Landes- oder Bundesbehörde ist,
- die Umsatzsteuer-ID, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmen oder Gewerbe ist,
- und die Vereinsregister-Nummer, wenn der Rechnungsempfänger ein Verein ist.
Ja, wenn Sie sich für unser Kundenportal registriert haben, hinterlegen wir die „XRechnung“ für Sie im Bereich „Rechnungen“. Sie erhalten dann eine Information per E-Mail, dass die Rechnung für Sie zum Download bereitliegt.
Ab dem Abrechnungsjahr 2027 erstellen wir nur noch elektronische Rechnungen im Format „XRechnung“. Papierrechnungen erstellen wir keine mehr, denn so sieht es der Gesetzgeber vor.
Die strukturierte Form der E-Rechnung führt dazu, dass wir unsere “XRechnungen“ vertragsgenau ausstellen. Sammelrechnungen lässt die neue Struktur nicht zu.
Das heißt konkret: Ab dem Abrechnungsjahr 2027 erhalten Sie pro Vertrag und Energieart eine „XRechnung“ mit einem eigenen Abschlagsplan, der als PDF in die „XRechnung“ eingebettet ist.
Die Rechnungen, die wir für Ihre Verbräuche im Jahr 2027 erstellen, erhalten Sie im digitalen Format als „XRechnung“. Sie bekommen dann für jeden Vertrag eine eigene Rechnung. Sammelrechnungen stellen wir nicht mehr aus.
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